Образец обоснования на введение штатной единицы сторожа. Порядок изменений в штатном расписании. Определение необходимости добавления штатной единицы

Штатное расписание используется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Напомним, что с 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), в котором не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам. Исходя из ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
Штатное расписание по форме N Т-3 также не является формой, обязательной к применению. Но многие предприятия от нее не отказались.
При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
В графах 6 — 8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
При невозможности заполнения организацией граф 5 — 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. Изменения штатного расписания могут носить различный характер: ввод и исключение штатной единицы, переименование структурного подразделения, сокращение штатных единиц и т.д.

Можно ли ввести в штатное расписание организации временную должность сроком на три месяца?
Как уже упоминалось ранее, с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. В Письме Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1 разъясняется, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда.
Кроме этого, в Письме сделан вывод о том, что негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно.
Каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При этом Закон N 402-ФЗ не содержит запрета на применение унифицированных форм. Следовательно, организация может применять унифицированные формы первичных документов, закрепив это в учетной политике или утвердив отдельным приказом руководителя организации, как того требует ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Унифицированная форма штатного расписания (форма N Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Зачастую в процессе деятельности организации возникает необходимость введения должностей на определенный срок. Как уже упоминалось, изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. Такой приказ составляется в произвольной форме.
По нашему мнению, в штатное расписание организации можно ввести временную должность на срок три месяца. При этом если в организации вводится временная должность, то срок ее введения, по нашему мнению, следует указать в приказе, а также в штатном расписании организации.
Согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Таким образом, если организация применяет унифицированную форму штатного расписания, то для учета срока, на который вводится временная должность, форма N Т-3 может быть дополнена, например, графой «Количество месяцев работы». Такую же графу необходимо предусмотреть и в том случае, если организация применяет самостоятельно разработанную форму штатного расписания.

Нужно ли письменно знакомить сотрудников со штатным расписанием?

По данному вопросу Федеральная служба по труду и занятости населения изложила свое мнение в Письме Роструда от 15 мая 2014 г. N ПГ/4653-6-1. Письмо дает разъяснение о статусе штатного расписания в организации.
Согласно п. 5.5.4 Положения о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30 июня 2004 N 324, Роструд осуществляет информирование и консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Мнение Роструда по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.
В соответствии с ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Согласно Постановлению Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» штатное расписание (форма N Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением) (с 1 января 2013 г. не является обязательным к применению). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Таким образом, штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируется в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками.
По мнению Роструда, штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приеме на работу.
Вместе с тем обязанность работодателя знакомить работников со штатным расписанием может быть предусмотрена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом.

Может ли организация принимать сотрудника на должность, не прописанную в штатном расписании?

Прежде чем ответить на данный вопрос, рассмотрим, является ли штатное расписание обязательным документом, поскольку многие организации так не считают. Трудовые отношения — это отношения между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции, в частности работы по должности в соответствии со штатным расписанием. Данная норма содержится в ст. 15 Трудового кодекса РФ.
Кроме этого, трудовой договор исходя из требований ст. 57 Трудового кодекса РФ должен включать следующие сведения:
— фамилию, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилию, имя, отчество работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;
— сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
— идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
— сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
— место и дату заключения трудового договора.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
— место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
— трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов;
— дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом;
— условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
— режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
— гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
— условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
— условия труда на рабочем месте;
— условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;
— другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных ч. 1 и 2 настоящей статьи, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:
— об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
— об испытании;
— о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
— об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
— о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
— об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;
— об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
— о дополнительном негосударственном пенсионном обеспечении работника.
По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.
Таким образом, исходя из требования вышеизложенных норм можно сделать вывод, что штатное расписание является обязательным к применению документом во всех организациях. Принять сотрудника на должность, не указанную в штатном расписании, нельзя.

Ведение производственной деятельности всегда связано с перепадами в темпах работы. По ряду причин (например, реорганизация, открытие дополнительных филиалов, переезд фирмы) нередко появляется необходимость во включении новой должности в штатное расписание компании. Подобное решение помогает снять с уже числящихся в расписании сотрудников излишние обязанности, равномерно распределяя рабочую силу.

Причины введения новой должности в штатное расписание

Под понимается специализированный нормативный документ локального назначения, в котором содержится информация о структуре фирмы, а также количестве трудящихся субъектов с обозначением их заработной платы. Указанные сведения должны быть отражены в расписании на основании Письма Роструда № 428/6/1 от 22.03.2012г.

Трудовое законодательство не фиксирует определения указанного документа, более того – в ТК РФ также не предусматривается обязанности для работодателей ведения штатного расписания.

Основным законодательным документом, на который следует ориентироваться по вопросам ведения и оформления штатного расписания, – это Постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004г. «Об утверждении форм первичных документов».

Законодательством России постановляется, что руководители компаний вправе самостоятельно определять, какое количество подчиненных им нужно для стабильного производственного процесса. Помимо этого, на основании распоряжения управленца также могут вводиться дополнительные должности, специальности и сотрудники, вноситься , переименовываться имеющиеся вакансии. Однако для подобных действий должны обеспечиваться серьезные причины и их обоснование.

В частности, включение новой должности в рассматриваемый нормативный документ происходит вследствие:

увеличения объемов исполняемых работ на предприятии;
внедрения нового технологического оборудования или отдельного направления деятельности;
занятость специалиста на вводимой должности приведет к повышению производительности всего подразделения или даже компании в целом.

Так, приведенный перечень не является исчерпывающим, у руководителя может появиться потребность в новом сотруднике и должности под влиянием различных внутренних факторов. Главным условием введения новой специальности в штатное расписание, тем не менее, является обоснованность причины.

Порядок действий по введению новой должности в штатное расписание

Включение в штатное расписание новой должности проходит по таким этапам:

В процедуре последующей корректировки штатного расписания ознакомление подчиненных с изменениями под подпись не требуется.

Введение новой должности в штатное расписание бюджетного учреждения совпадает с указанным порядком действий. Однако бюджетным структурам необходимо опираться не только на решение руководителя, но и на положения . Подразумевается, что вводимые должности должны отвечать не только квалификационным требованиям стандартов, но наименованиям профессий, приведенных в профессиональных стандартах.

Для коммерческих организаций профстандарты по большей части носят рекомендательный характер, однако это не означает, что руководители коммерческих компаний не могут воспользоваться положениями стандартов для введения новой должности в своей компании.

Приказ о внесении корректировок в штатное расписание

Главным обоснованием введения новой должности в штатное расписание является приказ руководителя компании. Так, полным названием документа является «Приказ о компании». Регламентированной формы для подобной бумаги законодатель не устанавливает. Таким образом, наниматель вправе самостоятельно разработать шаблон Приказа.

Подобный приказ составляется на основании поданной заранее начальником конкретного подразделения служебной записки.

Утверждение распоряжения о внесении корректировок в штатное расписание осуществляется непосредственно директором фирмы или уполномоченным доверенным лицом. Изменения, попадающие под обязательное утверждение руководителем и требующие публикации соответствующего приказа, могут затрагивать следующие позиции штатного расписания:

Руководитель ежемесячно обязан предоставлять информацию в службу занятости о наличии вакантных мест. Данное обязательство фиксируется в ст. 25, п. 3 ФЗ № 1032/1 в редакции от 07.03.2018г.

Рассматриваемый приказ необходимо оформлять в соответствии с рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003 от 03.03.2003г. В частности:

Вверху бумаги должна указываться следующая информация: полное наименование предприятия, номер и дата распоряжения.
При составлении приказа по причине ввода новой должности, в названии документа должна отражаться соответствующая информация.
В самом начале основного текста должны содержаться сведения о лице, ответственном за исполнение приказа. В частности, указывается ФИО ответственного субъекта и его должность.
В основном тексте отражаются причины внедряемых изменений, также указывается номер и дата соответствующей служебной записки. Затем прописывается подразделение, куда будет введена новая вакансия. Важной информацией является название должности. В бюджетных учреждениях наименования должны совпадать с приведенным перечнем профессий в профстандартах. Для коммерческих организаций подобная необходимости носит рекомендательный характер, если конкретная должность не будет связана с получением льгот от государства или наличием ограничений. Также прописывается объем заработной платы субъекта и, при наличии, надбавок.
В заключении распоряжения его визирует руководитель компании или уполномоченное им лицо. Практика показывает, что зачастую доверенным лицом становится главный бухгалтер или начальник кадрового подразделения. В частности, ставится подпись и печать.

Служебная записка о введении новой должности в штатное расписание организации

Прошение начальника определенного подразделения о внедрении новой должности в практическую деятельность выражается в составлении служебной записки на имя работодателя. При этом такая записка содержит не только соответствующее прошение, но также служит обосновывающей базой для подобного решения.

Обоснование необходимо для подтверждения расходов компании, так как ввод новой должности неизбежно связан с затратами. Поэтому начальник подразделения должен описать все причины подобного действия, в частности, привести расчет, который будет доказывать, что все понесенные расходы на введение новой должности окупятся, а также принесут в ближайшем будущем прибыль.

Помимо служебной записки также должны быть составлены приложения к ней:

расчет объемов уже имеющихся суммарных обязанностей, как доказательство превышения производственных требований над количеством трудящихся;
обозначение норм трудозатрат для конкретной профессии;
расчет, доказывающий приход дополнительных экономических выгод от внедрения нового сотрудника.

Практика показывает, что одной из наиболее часто встречаемых формулировок экономических выгод является разгрузка уже трудящихся специалистов, что впоследствии позволит повысить выработку, а также предоставит дополнительное время сотрудникам для разработки идей по совершенствованию производственной деятельности.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Ведение новой должности в штатное расписание признается незначительной корректировкой.

Так, в первую очередь руководитель должен опубликовать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В тексте документа должна указываться причина. В частности, введение новой вакансии. При незначительных изменениях расписание штата остается в прежнем виде. Затем осуществляется непосредственное внедрение корректировок в документ.

Штатное расписание – это акт, в котором отображается все устройство штата сотрудников предприятия, начиная от административно – управленческого персонала, заканчивая подсобными рабочими. Оно формируется при открытии фирмы и обновляется каждый год.

Как ввести новую должность в штатное расписание?

Данная бумага содержит информацию о должностях, имеющихся на предприятии, количестве работников и установленных окладах для каждой единицы структуры. Необходимость введения новой должности может возникнуть по разным причинам, например, в связи с расширением производства или, наоборот, в связи с реорганизацией предприятия. Кроме того, зачастую, один работник осуществляет несколько функций, к примеру, исполняя обязанности бухгалтера и кадрового работника.

Перед тем, как приступить к формированию необходимого документа, следует учесть все нюансы и произвести необходимые вычисления. Для начала следует собрать некоторую статистическую информацию: виды работ, функции работника, количество времени на выполнение обязанностей и прочие. Исходя из собранных данных, производятся вычисления нормы выработки, от которой зависит какая ставка, будет предусмотрена для нововведенной составной единицы. Постановлением Министерства Труда Российской Федерации No 23 от 26.03.2002 разрешается введение 0,5; 0,75; 0,25 ставки от намеченного объема работ. Если появятся трудности с вычислениями, также можно обратиться к этому Постановлению.

Следующим шагом на пути к завершению процедуры нововведений в структурный состав является формирование и оформление должностной инструкции.

Для того, чтобы ввести новую специальность в штатное расписание, руководитель отдела предприятия, в который требуется кадровая единица, должен составить служебную записку. В ней необходимо подробно описать обоснования введения рабочей единицы, а также приложить проект должностной инструкции и передать для ознакомления директору предприятия. На основании служебной записки будет издан приказ. В нем необходимо указать причину введения, наименование, количество и оклад нововведенного структурного наименования.

Как оформить приказ о введении новой должности в штатное расписание?

Приказ о введении новой должности не обладает общепризнанной, стандартной формой, поэтому может быть разработан самой организацией, но с соблюдением требований Госстандарта Р 6.30 — 2003.

Составляется он на имя руководителя организации, а также имеет название, причину, по которой возникла такая необходимость, пункты изменений (название новой специальности, количество и оклад). Заверяется подписью директора и датируется.

В крупных компаниях, как правило, существуют целые отделы, выполняющие определенные функции, каждый из которых имеет своего непосредственного начальника. Если ввести новую структурную единицу понадобилось в отдел, в конце соответствующего распорядительного документа прописывается следующее: « с приказом ознакомлен начальник (наименование) отдела Фамилия, Имя, Отчество». После донесения до него соответствующих сведений, руководитель отдела ставит свою подпись и обязательно указывает дату ознакомления с документом.

Приказ о введении в штатное расписание новой должности – образец

Основываясь на требованиях Госстандарта Р 6.30-2003 такой распорядительный документ следует оформить следующим образом:

вверху документа прописать полное наименование организации, дату и его номер;
название документа должно отражать причину его создания;
последним пунктом следует указать ФИО сотрудника, который должен проконтролировать исполнение приказа;
в конце генеральный директор предприятия обязательно ставит подпись.

Приказ о переименовании должности в штатном расписании

Иногда на предприятии могут возникнуть ситуации, когда появляется необходимость дать должности другое имя. Для этого требуется внесение соответствующих изменений в штатное расписание. Стоит учесть, что алгоритмы процедур в случаях, когда место свободно и когда человек уже работает, немного отличаются.

В первом случае, необходимо просто издать приказ о переименовании должности, указав причину, и внести корректировки в документ.

Во втором случае (если человек уже работает) алгоритм немного усложняется:

не позднее 2 месяцев нужно уведомить работника о предстоящих изменениях и сопутствующих этому обстоятельствах;
оформить дополнительное соглашение к трудовому договору;
издать приказ о внесении изменений в штатное расписание;
сделать соответствующие коррективы.

Сокращение должности в штатном расписании – порядок действий

Для того, чтобы правильно исключить из штатного расписания составную единицу, стоит придерживаться некоторого алгоритма. Для начала необходимо издать приказ о сокращении составной единицы (если она не единственная – сформировать список). Обязательно следует уведомить сотрудника, занимающего должность, попавшую под сокращение об этом не позднее 2 месяцев. Предложить взамен другое имеющееся рабочее место, а в случае, если работник будет не согласен, подготовить приказ об его увольнении.

Формируется новое штатное расписание, действие которого начинается со дня исключения должности.

Приказ о сокращении должности в штатном расписании - образец

Иногда собственники предприятия принимают решение о его закрытии или перепрофилировании, вследствие чего приходится проводить уменьшение…

Как правильно написать приказ об отчислении студента?

Существует большое количество ситуаций, по которым студент ВУЗа может прекратить свое дальнейшее обучение. Чаще всего…

Как оформить приказ об увольнении за прогул?

В законодательстве прописано не так много возможных оснований для того, чтобы уволить работника. Эта процедура…

Приказ о внесении изменений в штатное расписание - образец

Утверждение основного организационного порядка может быть подвержено соответствующим поправкам, если это необходимо для нужды самой…

Как составить штатное расписание - образец 2018

Одним из определяющих нормативных документов любого предприятия считается штатное расписание. На его основе осуществляется прием новых…

Внесение изменений в штатное расписание при изменении оклада

Штатное расписание, это внутриорганизационный акт, относящийся к категории нормативных. Он устанавливает структуру компании, объем коллектива…

Во многих компаниях на сотрудников возлагают дополнительные обязанности, не предусмотренные должностными инструкциями. Происходить это может как по причине нехватки сотрудников, так и в связи с увеличением объемов работы. Страдает от такой ситуации не только персонал, но и качество труда и, как следствие, эффективность и репутация компании. Если работников объективно не хватает, оптимальное решение - ввести новую или дополнительную штатную единицу. Но как доказать это руководству и в случае положительного решения грамотно оформить? Ответ в нашей пошаговой инструкции.

Каждый работодатель составляет и утверждает штатное расписание, хотя Трудовой кодекс РФ (далее - ТК РФ) этого и не требует. Более того, в ТК РФ отсутствует нормативное определение штатного расписания. При этом Роструд в письме от 22.03.2012 № 428-6-1 (далее - Письмо Роструда) определил штатное расписание как локальный акт организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение обязанностей между работниками и условия оплаты их труда.

Поскольку штатное расписание - это локальный документ, который работодатель принимает в пределах своей компетенции и в соответствии с трудовым законодательством (ст. 8 ТК РФ) , он имеет право по собственному усмотрению вносить изменения в этот акт. Так, если есть экономическая, производственная, организационная необходимость, в штатное расписание может быть введена новая должность (дополнительная штатная единица по существующей должности).

Какие-либо ограничения и запреты на внесение таких корректив трудовым законодательством не установлены. Частота и периодичность изменений штатного расписания определяются самим работодателем (Письмо Роструда) .

Порядок введения новой единицы в штатное расписание официально не установлен. Логично предположить, что изменения вносятся в том же порядке, в котором штатное расписание (как локальный акт) разрабатывалось и утверждалось работодателем.

НАША СПРАВКА

Центральным бюро нормативов по труду на основании объективных исследований принято большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые сотрудниками управленческого аппарата. Указанные нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий независимо от форм собственности; в них указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, описывается содержание работы, освещаются вопросы организации труда, режима труда и отдыха, рационального оборудования рабочих мест, приведены санитарные нормы. Подобные нормы труда можно найти и применить для любой хозяйственной сферы и должности. К примеру, для инженера подойдут Межотраслевые нормы выработки, времени и нормативы численности на подготовительные и вспомогательные работы в лесозаготовительном производстве, утв. постановлением Минтруда России от 21.04.1993 № 90.

Шаг 1.
Определяем необходимость введения штатной единицы

Наиболее трудоемкий и сложный этап во всей процедуре введения новой штатной единицы - это обоснование необходимости такого введения.

Чтобы получить весомые аргументы в пользу увеличения штата, придется провести анализ и сопоставить стандарты выполнения конкретных обязанностей с предполагаемым объемом работы на вводимой должности. Современные руководители не любят жалобы на непомерную загрузку сотрудников, но адекватно воспринимают язык цифр, поэтому необходимо подготовить комплексный расчет на основании организационно-технических условий выполнения трудовых процессов в организации.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Должностная инструкция разрабатывается и утверждается для конкретной должности, то есть для неопределенного круга лиц без указания фамилии, имени и отчества сотрудника

Прежде всего соберите статистическую информацию в отношении должности, которую предлагаете ввести. Какие виды работ, операций, функций будет выполнять сотрудник на этом месте, каковы будут трудозатраты.

Для расчета воспользуйтесь нормами времени или выработки, предусмотренными для конкретных видов работ. При разработке системы нормирования труда нормы определяются применительно к технологическим (трудовым) процессам и организационно-техническим условиям их выполнения в организации. Между тем далеко не во всех коммерческих компаниях разработана своя, локальная система нормирования труда. В этом случае вы можете воспользоваться нормативами, утвержденными Минтрудом России.

ПРИМЕР

В связи с расширением сферы деятельности компании потребовался секретарь-делопроизводитель. Этой должности в штатном расписании нет, а обязанности секретаря распределены между различными сотрудниками.

Согласно подсчетам в течение месяца в компании обрабатывается в среднем следующее количество документов:

входящей корреспонденции - 150 единиц;
служебной корреспонденции - 160 единиц;
распоряжений руководителя - 50;
обращений контрагентов - 60.

Плюс телефонные звонки - 100 штук.

Для подсчета трудозатрат на обработку корреспонденции и телефонных звонков можно воспользоваться постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти» (далее - Постановление № 23) .

На основании норм времени, приведенных в таблицах 27, 41 и 44 Постановления № 23, получаются следующие расчеты месячных трудозатрат работника на выполнение функций секретаря-делопроизводителя, исходя из перечисленного выше объема работ.

Таким образом, если сотрудник выполняет только приведенные в таблице функции, в месяц у него уходит на эту работу примерно 50 часов (то есть менее 6 минут на один документ).

По аналогии с подсчетами, приведенными в примере, необходимо произвести расчет трудозатрат по всем видам работ на вводимой должности, и если нагрузка сотрудника, который сейчас выполняет эти обязанности, превысит количество рабочих часов в месяц, вряд ли кто-нибудь усомнится в актуальности введения новой должности. Для сравнения аналогичные расчеты можно выполнить для всех сотрудников подразделения.

Шаг 2.
Оформляем новую должностную инструкцию

Расчет трудозатрат позволит определить и скорректировать нормативы тех видов работ, которые будет выполнять новый сотрудник, их перечень, и на основании этих данных подготовить проект должностной инструкции для вводимой позиции.

Роструд в письме от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» указал следующее: несмотря на то что ТК РФ не содержит упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, в котором указываются не только трудовая функция работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

Шаг 3.
Составляем докладную записку на имя руководителя организации

Чаще всего новая должность вводится в определенное структурное подразделение, значит, с соответствующей докладной запиской на имя руководства компании должен обратиться руководитель этого структурного подразделения. В документе следует подробно обосновать необходимость введения в штатное расписание новой должности.

От того, насколько грамотным и убедительным будет содержание докладной записки, иногда зависит исход всей процедуры. Ведь для руководства новая должность - это прежде всего дополнительные расходы на заработную плату. И их надо оправдать. Помимо расчетов трудозатрат в качестве дополнительных аргументов можно указать следующую информацию:

средний показатель увеличения обязанностей по данному направлению работ за год (в процентном соотношении). Если такая тенденция наблюдается стабильно, можно подготовить руководителю прогнозный план на 2-3 года;
оценку дополнительных затрат организации, к примеру, на повышение заработной платы сотрудникам, соотнесенную с результатом введения в штат нового работника;
оценку эффективности выполнения работы отдельным сотрудником в режиме дополнительной нагрузки;
новые цели, задачи и функции, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом.

Предприятие представляет собой живой организм, поэтому нуждается в корректировках расписания и графика работы. Не является исключением такой документ, как штатное расписание. Необходимость внесения в него поправок (переименование должности, добавление или сокращение) связано с рядом причин: реорганизацией структуры, изменением фонда оплаты труда, модернизацией или спадом производства. В этом есть свой порядок действий и типовые образцы приказов.

Штатное расписание - основа деятельности предприятия

Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии. Речь идёт не только об изменениях в графике работы, ведь при любых переменах в системе очень важно учитывать продуктивность и результативность работников - эти показатели не должны быть ниже предыдущих за аналогичный период.

Руководство компании может избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, если отнесётся с ответственностью к процессу оформления изменений в штате.

Когда меняется штатное расписание, издаётся соответствующий приказ.

На каких основаниях изменяют штатное расписание

Изменения в штатное расписание вносят в следующих случаях:

Преобразование (модификация) компании, что требует исключения некоторых должностей или введения новых.
Уменьшение масштабов деятельности, когда появляется необходимость в сокращении численности штатных сотрудников.
Развитие бизнеса, которое влечёт набор новых работников.
Повышение или понижение фонда заработной платы.
Реорганизационные процессы на предприятии.
Корректировка наименований должностей.

Данный список не ограничен представленными случаями, но именно эти встречаются на практике наиболее часто.

Существуют ли исключения и ограничения по закону

Предъявленные Трудовым кодексом регламентирующие требования касаются причин, по которым могут быть изменены качество и численность штата.

Что касается ограничений, если они не противоречат основным требованиям уставных документов предприятия (род деятельности, сфера производства товаров или предоставления услуг, технология изготовления и т. д.), каждое предприятие вправе вносить любые корректировки и изменения в плане создавшейся ситуации.

Кто должен составлять штатное расписание и вносить изменения

В законодательстве нет чёткого указания на то, кто должен заниматься штатным расписанием. Так или иначе участвовать в комплектации кадрового состава могут все. Даже рядовые сотрудники имеют право подавать ходатайства о необходимости упразднения и введения ставок, переводе на другую должность. Технически составляет штатное расписание тот, на кого руководство возложило такую обязанность. Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. В небольших предприятиях штатным расписанием занимается сам учредитель.

Как правильно внести изменения в штатное расписание

Порядок действий и оформление приказа будут несколько отличаться в зависимости от того, по какой причине вносятся изменения.

Увеличение и уменьшение оклада

Первоосновой приведения в правовое поле повышение окладов сотрудников компании является издание соответствующего приказа, в котором должны быть указаны:

Перечень должностей, по которым будет производиться повышение оклада.
Размеры новых окладов (конкретно по каждой должности).
Точная дата внесения изменений.

Обе стороны трудовых отношений подписывают соглашение к трудовому договору по поводу повышения оклада, на основании чего издаётся приказ. Многие руководители используют унифицированную форму, но трудовое законодательство позволяет составлять этот документ в свободной форме, приемлемой для данного предприятия, с учётом его специфики.

Все вопросы, касающиеся оплаты, являются одной из основ трудовых отношений. Работодатель должен придавать этому важное значение, особенно в плане выполнения законных требований. Исходя из этого, после документального оформления повышения окладов сотрудникам, следует внести соответствующие коррективы в трудовой контракт. Те, кого коснулись изменения, должны быть ознакомлены с приказом, подтвердив это своей подписью.

В случае уменьшения оклада, конечно, отношения субъектов значительно усложняются. Законным может считаться уменьшение оплаты без согласия сотрудника в случаях, вызванных конкретными технологическими или экономическими причинами . Хотя это не является утешительным фактором для работника, подлежащего сокращению.

Нередки случаи, когда руководитель ведёт себя некорректно, предлагая в принудительном тоне заключить дополнительный трудовой договор о снижении размера зарплаты. Причём делает это, превышая свои полномочия и пользуясь служебным положением. Если работник не соглашается, руководитель позволяет себе угрожать ухудшением условий работы или даже увольнением. Такие случаи однозначно расцениваются как нарушение трудового законодательства и, естественно, являются причиной для подачи иска в суд. Такие моменты усугубляют трудовые споры и доводят до такого уровня, когда по-другому с ними справиться невозможно.

Реорганизация компании и оптимизация штата: ввод, вывод и замена должностей

В штатное расписание в период реорганизации вводятся новые должности и исключаются те, которые не составляют интереса для предприятия . С новыми должностями вопрос понятен, ведь желающих их занять в настоящее время достаточно. А вот с сокращёнными или выведенными за штат рабочими всё значительно сложнее.

Сокращение штата и ликвидация отделов

Администрация предприятия обязана подготовить служебную записку о предстоящем сокращении за два месяца до события. Уволенному работнику выплачивается выходное пособие - среднемесячный заработок в течение двух месяцев от момента прекращения трудовых отношений.

В приказе о сокращении численности трудового коллектива необходимо указать следующие данные:

Список сокращаемых должностей.
Точная дата сокращения.

Очень важным моментом, который должны учитывать работодатели, являются категории сотрудников, не подлежащие сокращению.

При переименовании должностей руководитель также должен уведомить об этом сотрудника письменно за 2 месяца до внесения изменений (ст.74 ТК РФ).

Наличие вакансий является самым безболезненным выходом при сокращении, ведь работодателю не придётся испытывать лишние негативные эмоции, когда он вынужден лишать человека работы. Если под сокращение попадают незанятые должности, составляется акт, на основании которого вносятся изменения.

Видео: консультация юриста об увольнении по сокращению; категории лиц, которых не могут сократить

Введение новых штатных единиц и отделов

Приказ о введении новых должностей содержит такую информацию:

Наименование должности. Если вводится целый отдел, указывается его название и список должностей.
Точная дата вступление изменений в силу.

В данном случае момент издания приказа совпадает с моментом штатных нововведений. Это возможно потому, что данные изменения не отражаются на судьбе сотрудников предприятия. С нововведениями знакомят в первую очередь кадровиков, которые будут заниматься разработкой должностных инструкций.

Порядок действий при переименовании должности

Новое наименование должности часто происходит в сфере трудовых отношений, в производственных и административных процессах. К примеру, можно вспомнить, что в недалёком прошлом в торговле была очень распространённой должность товароведа. Сейчас вряд ли осталась такая интерпретация, ей на смену пришло понятие «менеджер».

Так вот, при переименовании должности изменение происходит, как говорится, без лишних движений. Издаётся приказ по тому же принципу, как и при введении новой штатной единицы, с той лишь разницей, что в документе должно указываться предыдущее название должности, а затем новое.

В ситуации, когда на должности работает сотрудник, изменение наименования проводится с его ведома и согласия. Опытный руководитель всегда найдёт общий язык с подчинёнными и сумеет доходчиво объяснить причину изменений и основательно аргументирует . Если трансформации вызваны серьёзными технологическими и организационными факторами, работодатель вправе произвести изменения даже без согласия работника (ст. 74 ТК РФ). Далее обе стороны подписывают соглашение по поводу модификации названия должности. После этого издаётся соответствующий приказ. Кадровик вносит информацию в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.

Методика внесения изменений в штатное расписание

Прежде чем внести изменения, начальник отдела или другого структурного подразделения готовит на имя руководителя компании докладную записку с подробным обоснованием и экономическими расчётами.

Правила составления приказа

Приказ издаётся на основании ст. 74 ТК РФ, как правило, он называется «О внесении изменений в штатное расписание» или «О частичном…». Констатирующая часть заполняется аргументацией на уровне данного предприятия, уточняются нюансы изменений.

На фирменном бланке руководитель издаёт приказ. Текст данного документа состоит из двух частей: констатации и распоряжения. Первая часть - законное основание и причина, вторая - конкретные изменения с указанием сроков и ответственных за исполнение.

Если компания представляет собой сложную структуру с большим штатом, названия должностей могут повторяться. Поэтому в приказе необходимо указывать не только должность, но и конкретное структурное подразделение.

Уведомление сотрудников

Содержимое приказа документа должно быть доведено до всех штатных сотрудников, которых касаются нововведения. Они должны внимательно ознакомиться с ним, принять к сведению и расписаться на обратной стороне.

Если сотруднику понадобится выписка из расписания, она выдаётся на основании ст. 62 ТК РФ. Выписка содержит сведения о выплатах по конкретной должности. Руководствуясь ст. 88 ТК РФ, информация об окладах остальных работников в выписке не указывается.

В каких случаях нужно утверждение нового расписания

При частичных, незначительных коррекциях, изменения вносятся в отдельные графы действующего документа. При существенных модификациях возникает необходимость разработки нового расписания штата сотрудников.

Обычно штатное расписание составляется сроком на год. Если нужно переименовать должность или ввести новую в середине года, в штатное расписание вносятся изменения приказом. Количество повторных изменение законом не ограничивается. А оформить новое штатное расписание можно будет на следующий год.

Обоснование изменений: служебная записка

Руководство предприятия готовит служебное письмо, обращённое к сотрудникам. Оно содержит уважительное обращение и подробное объяснение необходимости внесения изменений, особенно если это касается сокращения. В записке предлагаются варианты выхода из ситуации. Это может быть предложение занять другую должность.

Если предстоящее сокращение вызвано серьёзными технологическими обстоятельствами, работодатель вправе сократить должность без согласия сотрудника . Однако этот факт не исключает требования в написании руководителем служебной записки. В этом случае он должен проявить уважение и такт, особенно по отношению к работникам, которые добросовестно исполняли свои обязанности. Здесь имеет место человеческий фактор, когда сотрудник получает моральную травму в связи с потерей работы. Именно проявление деликатности не позволит усугубить и без того затруднительное положение человека, а значит не вызовет в нём протеста и не вынудит его идти на крайний шаг - подачу иска в суд.

Внесение изменений в штатное расписание должно иметь в первую очередь обоснованный характер. Информация должна быть доведена до ведома сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность выполнения контроля, должно отчитаться о результатах проделанной работы. Работодатель должен владеть основами юридической грамоты и не допускать лишних трудовых споров, ведь существуют боле уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в список сокращённых.